Les clés d'une préparation de commandes optimale

La préparation de commandes est l'une des activités essentielles d'un entrepôt. En effet, le but ultime de la logistique est de livrer le plus grand nombre de commandes au moindre coût et dans les meilleurs délais. Les coûts de préparation de commandes peuvent dépasser 60 % du total des coûts d'exploitation d'un entrepôt. C'est pourquoi, la réduction de leur impact peut assurer le succès de votre entreprise ; ou le contraire si cet impact n'est pas réduit...

Dans cet article, nous plongeons dans les coulisses de la préparation de commandes afin que votre chaîne logistique soit dynamique et productive. 

Qu'est-ce que la préparation de commandes ?

La préparation de commandes est l'opération par laquelle les produits demandés par les clients sont préparés afin d'être expédiés sous forme de commandes. Ces dernières peuvent être livrées au client final, envoyées à l'usine de production ou à d'autres entrepôts ou magasins.

L'utilisation du terme picking comme synonyme de préparation de commandes est très courante. Cependant, cet usage n'est pas tout à fait correct. On entend par picking le processus consistant à retirer des produits d'une unité de charge (un conteneur par exemple) contenant plus d'articles de la même référence pour les déposer ensuite dans une autre unité de charge (un chariot préparateur de commande par exemple). Il s'agit donc de la collecte et la combinaison des articles qui composent la commande d'un client. Par conséquent, le picking fait partie intégrante de la préparation de commandes.

Il existe également une différence significative entre l'unité de charge et l'unité de commande. Les produits sont regroupés en unités de charge (par exemple des palettes, des bacs ou des conteneurs) qui facilitent leur manutention et leur déplacement à travers les étapes de la chaîne logistique. L'unité de commande, quant à elle, est les divisions de l'unité de charge qui peuvent être incluses dans une commande. Par exemple, un conteneur d'entrepôt contient 100 blisters de piles (chaque blister contenant quatre piles). On distingue alors une unité de charge (le conteneur), 100 unités de commande (les piles sont vendues par blisters, non pas à l'unité) et 400 unités de produit (les piles).

Les types de picking

Pour paramétrer le processus de préparation de commandes, il est essentiel de connaitre comment les produits parviennent aux opérateurs, cela va déterminer les systèmes de stockage à installer. Actuellement, différents critères de préparation de commandes sont utilisés, tous pouvant être combinés ou appliqués individuellement :

• Le critère de l'homme vers le produit, où les opérateurs parcourent l'entrepôt à pied ou à l'aide d'un engin de manutention pour se rendre aux emplacements appropriés et y récupérer les produits qui composent chaque commande. 
• Le critère de produit vers l'homme, la quintessence des entrepôts automatisés. Les opérateurs attendent aux points de picking l'arrivée automatique des marchandises (grâce aux transtockeurs miniload et aux convoyeurs pour bacs).
• Le cross-docking : les marchandises reçues sont expédiées directement, il n'est pas nécessaire de les stocker ou elles ne le sont que pour une très courte durée.

Le secret d'un picking efficace ? Choisir l'option la plus adéquate et répondant au mieux aux besoins de chaque entrepôt.

La conception d'un entrepôt pour la préparation de commandes

Le layout d'un entrepôt (soit son agencement) est soumis au nombre de commandes préparées quotidiennement ainsi qu'à la diversité des références. En fonction du nombre de commandes nécessaires, nous devons envisager : 

• La zone de picking : pour définir ce à quoi doit ressembler la zone de picking, il est fondamental d'analyser les caractéristiques de la commande elle-même, la taille des unités de charge, leur poids, les distances que les opérateurs doivent parcourir et l'emplacement et position de la marchandise.
• Les rayonnages : lors de l'étape de conception d'un entrepôt, l'une des priorités de toute entreprise est de gérer de manière optimale les produits dont la rotation est la plus élevée. Selon la méthode ABC, les articles de type A doivent être stockés dans des systèmes de stockage offrant un accès direct pour accélérer les opérations.
• L'emballage : il fait référence au conteneur utilisé pour stocker temporairement le(s) produit(s) retiré(s) lors du picking. Il est essentiel qu'il facilite la manipulation et le transport des articles. 
• Les dispositifs d'aide au picking : le voice picking, les voyants pick-to-light et put-to-light ou les postes de picking à haute performance sont idéaux pour minimiser les erreurs, car ils indiquent en permanence aux opérateurs le nombre d'unités à manipuler et où les retrouver. 
• Le WMS : la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt (tel qu'Easy WMS de Mecalux) est fondamental pour une préparation de commandes efficace. Il optimise les itinéraires de picking des opérateurs, distribue les marchandises en fonction des besoins, permet une gestion digitale des informations, etc. 

La solution la plus courante est de combiner différents systèmes de stockage et méthodes de préparation de commandes qui optimisent les processus pour tirer le meilleur parti de la main d'œuvre. 

Les étapes de la préparation de commandes

La réussite de sa chaîne logistique est impossible sans connaitre les principales étapes de la préparation de commandes : 

• La pré planification : elle est essentielle pour la gestion et l'allocation des ressources disponibles. Si vous disposez d'un WMS, le logiciel lui-même classe les commandes par ordre de priorité et définit la répartition des tâches.
• Les itinéraires et les déplacements : c'est le processus auquel on consacre le plus de temps et de ressources, à condition que le critère du « produit vers l'homme » soit appliqué. Un layout efficace de l'entrepôt est le meilleur allié. 
• Retrait ou extraction des marchandises : c'est l'étape du picking où se produisent la plupart des erreurs. Pour les réduire, gardez un stock à jour et aidez-vous de terminaux à radiofréquence ou d'un système de voice picking. 
• La vérification et préparation de la commande pour expédition : la dernière étape du picking consiste à vérifier les unités collectées, conditionner la commande, la transférer vers la zone d'expédition, imprimer les documents associés, etc. 

Les différentes étapes de la préparation de commandes qui se déroulent dans un entrepôt peuvent varier selon le type de produit, les critères de préparation ou les caractéristiques de chaque commande. 

La documentation logistique liée à la préparation de commandes

Les commandes sont accompagnées d'une documentation de base garantissant leur préparation, leur contrôle et leur livraison au destinataire final : 

• L'ordre de picking : aussi appelé picking list, c'est le document détaillant les produits, leur quantité, leur emplacement, l'allée, le rayonnage et l'itinéraire que doit suivre l'opérateur chargé de préparer la commande.
• Le bon de livraison : c'est un document commercial permettant au destinataire de vérifier que l'article ou les articles reçus correspondent à sa demande. Pour le vendeur, c'est la preuve que l'acheteur a reçu la commande ; pour le transporteur, c'est la preuve que la livraison a été effectuée. Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises travaillent avec le preuve de livraison électronique (POD) pour avoir un contrôle digital des informations liées à la livraison d'une commande.
• La packing list : ce document est pertinent lors du packing, il détaille les produits contenus dans un colis ainsi que leurs caractéristiques. 
• La feuille de route : elle indique au transporteur les destinations où il doit livrer les commandes, ces dernières étant triées à l'avance par itinéraire. 
• Le numéro de suivi : aussi appelé tracking number, c'est le numéro utilisé pour identifier et suivre les envois depuis leur sortie de l'entrepôt jusqu'à ce qu'ils arrivent chez le client. 

La gestion automatisée et digitale de toute la documentation est l'un des grands avantages offerts par un WMS tel qu'Easy WMS. Par exemple, il peut créer automatiquement les picking list. Le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs, quant à lui, imprime des étiquettes compatibles avec les principaux transporteurs et attribue des numéros de suivi à chaque colis depuis l'entrepôt.

Les erreurs et les incidents lors de la préparation de commandes

Les erreurs lors de la préparation de commandes sont une réalité. L'important est de les réduire autant que possible afin d'en minimiser les conséquences, d'économiser et d'améliorer l'image de votre entreprise. Les incidents les plus fréquents sont les suivants : 

• Manipulation du mauvais produit : généralement lorsqu'un article a été placé au mauvais emplacement. 
• Chargement d'une mauvaise quantité de produits : il peut entraîner des déséquilibres de stocks et des commandes erronées. 
• Une même référence a plusieurs emplacements dans l'entrepôt : l'impact est une énorme perte de temps lorsqu'un opérateur doit se rendre dans différentes zones de l'entrepôt pour manipuler plusieurs unités d'un même produit. 
• Des articles non étiquetés : si les produits sont stockés sans étiquette, ils devront repasser par l'étape d'étiquetage et ne pourront donc pas être utilisés pour le picking. 
• Des efforts excessifs : c'est l'un des accidents de travail les plus fréquents. La manipulation de marchandises lourdes dans une position non ergonomique peut causer des blessures physiques aux opérateurs. 

Différents éléments peuvent être à l'origine des erreurs et/ou des incidents lors de la préparation de commandes, et les reconnaître est le premier pas vers le succès. Afin de les minimiser, il est conseillé de miser sur des systèmes de stockage et de gestion automatisés.

Les KPI pour mesurer la performance

Les systèmes de gestion d'entrepôt (WMS), tels que les modules Supply Chain Analytics et Gestion de la main œuvre d'Easy WMS, vous permettent de paramétrer des indicateurs KPI pour mesurer les performances de votre entrepôt. Vous pouvez ainsi détecter les manques d'efficacité entravant les opérations et empêchant d'optimiser votre entrepôt. Certains KPI logistiques vous aident à déterminer si votre processus de préparation de commandes est en effet efficace ou, au contraire, il peut être amélioré : 

• Les KPI de productivité : ils sont chargés d'analyser et de calculer les performances des processus, en mesurant la production réelle par rapport aux ressources utilisées.
• Les indicateurs liés au temps : ils sont liés au temps de réaction lors de l'exécution de toute opération. 
• Les KPI liés à la qualité : ils calculent le pourcentage de commandes livrées à temps au client ou le pourcentage d'erreurs commises, par exemple.
• Le délai de cycle d'ordre interne : il détermine le temps écoulé de l'entrée de l'ordre dans l'entrepôt au moment où la commande est terminée et sort par le quai de chargement. Le délai de cycle d'ordre interne est égal à la différence entre la date d'entrée de la commande et la date d'expédition.

En raison de l'importance du picking tout au long de la chaîne logistique, il est fondamental de travailler avec des indicateurs de performance ou KPI pour mesurer l'efficacité de la préparation de commandes à chacune de ses étapes.

La gestion digitale de la préparation de commandes

La gestion des processus, des ressources et des documents impliqués lors de la préparation de commandes est plus efficace si elle est contrôlée et suivi par un système de gestion d'entrepôt. D'autant plus dans un contexte comme celui d'aujourd'hui, où grâce au e-commerce les clients exigent des livraisons plus rapides et sans erreur. 

Chez Mecalux, nous sommes spécialisés dans les systèmes de stockage, de picking de commandes et de gestion d'entrepôt les plus sophistiqués du marché pour dynamiser votre processus de préparation de commandes. Vous envisagez de transformer votre préparation de commandes pour relever le défi de l'omnicanalité ? Vous pensez simplement que la préparation de commandes n'est pas optimale dans votre entrepôt ? Contactez-nous, nous vous aiderons et vous conseillerons afin que votre chaîne logistique soit hautement compétitive.